Las Oficinas de Correos realizan el cobro de recibos de las empresas emisoras con las que tiene acuerdo, teniendo en cuenta las siguientes instrucciones generales:
Se accede a la funcionalidad de cobro de recibos a través de la aplicación IRIS >>Admisión >> Cobro de Recibos. La modalidad de cobro de recibos acepta dos tipos:
Cobro de recibos con aviso de pago: se selecciona la opción "con aviso de pago" y emerge una pantalla donde se debe insertar el código de barras del recibo que aporta el cliente, que le ha enviado previamente la empresa suministradora del servicio.
Dentro de esta opción de cobro de recibos con aviso de pago, el cliente puede aportar:
La lectura del código de barras SIEMPRE se realiza con la pistola lectora. No se introduce ningún dígito manualmente. Si existiera algún problema técnico y la pistola no pudiera leer el código, se intenta en otro puesto y si el problema persiste, se devuelve el recibo al cliente, indicándole que se ponga en contacto con la compañía correspondiente. En ningún caso se intenta introducir el número a mano. Si el código del recibo fuese ilegible (por no poderse leer o corresponder a una compañía con la que Correos no tiene acuerdo) o el pago estuviese fuera de plazo, la aplicación avisa y no se podrá cobrar el recibo.
Una vez leído el código de barras correctamente con el lector óptico, aparecen los datos de identificación del recibo en pantalla (empresa, importe a cobrar y en algunos recibos puede constar una tasa adicional por comisión adicional acordada con la empresa emisora del recibo). Estos datos deben ser iguales a los que aporta el cliente en el recibo, comprobados estos detalles se pulsa aceptar y emerge un mensaje que indica que es el momento de solicitar el importe del recibo al cliente.
Endesa permite la opción de realizar el pago fraccionado de sus recibos. Para ello, la empresa eléctrica envía los recibos del pago; estos recibos tienen el mismo número (código de barras), diferenciándose en el número de pago (fracción) a realizar. Cuando se introduce un recibo por primera vez, la aplicación le asigna por defecto el número 0. Si posteriormente se trata de introducir un recibo con el mismo código de barras, presenta un mensaje para que aceptemos el pago solo si se trata de un pago fraccionado. Al aceptar aparece una pantalla para el cobro, en la que se debe introducir el número de orden del pago (fracción) que aparece en el recibo. En este caso y una vez introducido el código de fracción, se realizará el cobro en el sistema de la manera habitual. Si se pulsa cancelar, aparecerá la pantalla para reimprimir el recibo.
Hay que tener en cuenta que si el cliente se presenta con un recibo de pago fraccionado, en el que figura un número de orden de fracción, pero no se ha realizado ningún pago anterior, la aplicación no va a permitir introducir el citado número de orden, ya que lo considera como un pago completo. En este caso, se cobra el recibo siguiendo la operativa normal para el cobro de recibos. En ningún caso se debe repetir la operación con ese mismo recibo, ya que el sistema entonces lo consideraría como un pago distinto en el caso de que se introdujera el código de fracción que figura en el mismo.
Si hay errores en el fraccionamiento del recibo, y no se puede continuar, hay que cancelar la operación devolviendo el importe y el recibo al cliente.
Si no se trata de un recibo fraccionado se solicita el importe al cliente y se comprueba que es correcto, se acepta el mensaje que hay en pantalla y se pulsa “Aceptar” para admitir el recibo.No se procederá a la admisión del recibo sin haber solicitado al cliente el importe correspondiente y mientras éste no lo haya abonado.Si cuando insertamos el recibo, éste estuviera pagado, el sistema nos avisa de tal situación emitiendo el siguiente mensaje: "Este recibo ya ha sido pagado el día dd/mm/aaaa en la oficina 0000000 pulse aceptar si desea IMPRIMIR el recibo de nuevo". El sistema imprime un resguardo por la impresora para el cliente. El cobro del recibo en el sistema se realiza como cualquier otro producto de Correos, yendo al cobro de la Bolsa de Iris e insertando el importe que nos entregó previamente el cliente y pulsando cobrar.
Los recibos con comisión, el sistema imprime un resguardo por la impresora para el cliente o se le envía por correo electrónico.
En la impresión de los recibos, constará:
El importe del recibo sube a la bolsa de IRIS y al cobrarla extiende el correspondiente tique, que se entrega al cliente junto con el resguardo del recibo o se le envía por correo electrónico.
En la factura simplificada los recibos con comisión aparece desglosado el importe y la comisión. Dichos conceptos no conllevan impuestos asociados.
En el caso de que el cliente presente una multa de la DGT, seguiremos también la operativa de cobro de recibos con aviso de pago. En primer lugar procedemos a leer el código de barras con el lector óptico. El código de barras que tiene que ser leído, es el del N° de Expediente, situado en la parte superior derecha de la denuncia (Es el código de barras más pequeño).
El cliente puede venir a pagar la multa de la DGT tanto con una notificación remitida por correo, como con el boletín de denuncia entregado por el agente de la Guardia Civil, identificado también mediante un código de barras.
Una vez que se ha leído el código de barras correctamente, aparecen los datos de identificación de la multa, se introduce la cuantía de la multa (el importe que figure en el boletín de la denuncia, es decir, sin calcular ningún tipo de descuento ni recargo) y la fecha de la denuncia. También es necesario identificar a la persona que realiza el pago, pudiendo ser ésta distinta a la persona multada. Para ello, es necesario introducir su DOI.
Si el número de expediente no es válido, se muestra un mensaje de error indicando la situación, y mostrando de nuevo la página principal de la aplicación. Si el número es válido se continúa con el proceso.
El sistema comprobará si la multa de tráfico ya ha sido cobrada en alguna oficina de Correos. Si la multa ya ha sido cobrada en alguna oficina de Correos, se mostrarán los datos que se tienen sobre ella (importe de la multa, oficina en la que fue cobrada y la fecha del cobro). Desde Mantenimiento> Cobro de recibos, seleccionando los criterios deseados, se le dan al usuario dos opciones:
Si no hay incidencias en la lectura de la multa, se solicita al cliente el importe de la misma. El importe que debe pagar el cliente es la cantidad que va a retornarse a Tráfico, que en la mayoría de los casos será diferente a la que figure en la multa y que se ha tenido que introducir en el sistema al entrar en la aplicación. Es decir, nosotros introducimos el importe que figura en el boletín de la denuncia, pero después, en la aplicación puede aparecer otra cantidad, que será la cuantía correcta de la multa, una vez que Tráfico ha aplicado los descuentos o recargos correspondientes.
Si el cliente no estuviese de acuerdo con la cantidad que tiene que pagar, que será la suma del Importe de la multa + tasas y derechos del giro, no se le cobra la multa, debiendo resolver las diferencias directamente con la Dirección General de Tráfico.
Si sigue la operación, se cobra la cantidad que retorne Tráfico y que aparece en pantalla "Cuantía de la Multa". Se comunica al cliente dicha cantidad, antes de pulsar el botón aceptar y se imprime el "Justificante de Pago código", con los datos que identifican la operación. Este justificante, no se sella, con la validación mecánica es suficiente. La aplicación permite la reimpresión del justificante de la multa cobrada.
Cuando ya está terminado el cobro de la multa e impreso el justificante de pago, el importe sube a bolsa, se cobra ésta y se entrega al cliente el Justificante de pago y el tique emitido por la Epelsa o se le envía por correo electrónico.
Cobro de recibos sin aviso de pago: se selecciona la opción "Sin Aviso de Pago". Al seleccionar esta opción, en la pantalla aparece un mensaje emergente en el que indica que es necesario preguntar al cliente el nombre de la compañía a la que desea realizar el abono de la deuda y comprobar que se encuentra entre las seleccionabas,- si no, no se puede realizar el cobro.
Abriendo el desplegable se selecciona la empresa correspondiente y se introducen todos los datos que solicita la aplicación, teniendo en cuanta que los campos son diferentes, según la empresa que se haya seleccionado.
En los cobros de CITIBANK se seleccionará CITIBANK de la lista desplegable de empresas. Seguidamente en el campo cuenta bancaria se introducirá el Código Cuenta Cliente (CCC) sin los cuatro primeros dígitos. Estos cuatro dígitos, 0122, corresponden a la entidad CITIBANK y aparecen por defecto en la aplicación. Una vez introducido el n° de cuenta hay que introducir el importe que el cliente indica desea abonar. El recibo debe abonarse siempre en metálico.
En el cobro de recibos de LINEA DIRECTA, al seleccionar LINEA DIRECTA del desplegable, es necesario introducir el n° de póliza y pulsar el botón aceptar para validar el dato con Línea Directa. Una vez validado por la empresa aparece el importe a cobrar.
En los cobros de WIZINK se seleccionará WIZINK de la lista desplegable de empresas. A continuación, en el campo cuenta bancaria se introducirá el Código Cuenta Cliente. Una vez informada la cuenta, se muestra el importe total de la deuda y un campo para informar el Importe que el cliente quiere pagar, por defecto aparece con el total de la deuda, se debe modificar si el importe a pagar es menor. El cliente puede abonar la deuda en su totalidad o una parte de la misma. En el caso que el importe a pagar, no el total de la deuda, es superior a 999,99 € el sistema solicita informar el nombre, apellidos y N° de DOI del cliente. Si el importe es superior a 999,99 € también se tiene que escanear el DOI.
Si los datos introducidos en la aplicación son los correctos, se pulsa el botón aceptar y aparece un cuadro de diálogo que indica que es el momento de solicitar el importe al cliente. Se solicita el importe y se comprueba que es correcto. Una vez cobrado el importe del recibo, se procede a aceptar la operación y la aplicación da por cobrado el recibo. El importe validado en la aplicación se carga en bolsa como el de cualquier otro producto admitido en IRIS. Este tipo de operación no puede abonarse con tarjeta. De este tipo de operación no puede extenderse factura.
Puede ocurrir que un mismo cliente quiera realizar varias veces el pago de un recibo, es decir, ya hay registrado informáticamente un pago previo y el cliente solicita el pago de otro por igual importe, o bien no sabemos si el cobro ha quedado registrado.
A partir de este mensaje se seguirán escrupulosamente los siguientes pasos, a fin de no duplicar los recibos.
En el cobro de recibos de CITIBANK se pueden producir cobros duplicados, si se introduce el mismo número de cuenta e importe. La aplicación comprueba si ese mismo día se ha realizado un cobro con estos mismos datos. En este caso aparece mensaje de aviso.
En el caso de que se haya realizado el cobro de un recibo y en el mismo día se intente pagar otra vez, el sistema impedirá la operación. Si el usuario pulsa el botón "Aceptar" el sistema le lleva a la pantalla de imprimir.
Cuando un usuario hace dos pagos, es posible que por error el empleado de oficina solicite una reimpresión del resguardo en vez de volver a cobrar. En estos casos, el cobro se hace una vez, pero el resguardo se imprime dos veces, aunque con el mismo "Identificador del cobro".
Si el recibo está grabado y lo que hay que realizar es una REIMPRESIÓN ya que la impresión primera fue fallida, se accede a Mantenimiento >> Cobro de recibos y se seleccionan los criterios deseados para localizar el recibo y volver a reimprimirlo. Solamente se pueden reimprimir recibos cobrados en el día actual.
Realizadas las comprobaciones, si el cliente lo que desea es pagar otro recibo con los mismos datos e importes, se pulsa "Volver", para que el sistema vaya a la pantalla de inicio, donde se insertan los datos del nuevo recibo a cobrar y se repite toda la operación.
Si todo es correcto, una vez cobrado el importe al cliente se imprime el Justificante de pago. Como resultado aparecerá en pantalla un mensaje de confirmación sobre la correcta impresión del comprobante. Como comprobante del cobro realizado, se entrega al cliente el Justificante de Pago y el tique de la Epelsa una vez cobrada la caja o se le envía por correo electrónico.
En el justificante de pago de CITIBANK debe constar el n° de CCC y un Identificador del cobro (este es un número interno y único para que, en caso de errores, se pueda comprobar que el cobro se ha realizado en una oficina de Correos).